在白板上,物流看起來很簡單。揀貨、包裝、貼標、出貨。在實際營運中,它是一連串小型交接的環節,這些環節要麼保持緊密,要麼逐漸鬆散。鬆散會表現為錯過截止時間、紙箱尺寸錯誤、標籤重印、訂單損壞,以及「我的包裹在哪裡?」等客服單,這些問題會耗費你一整週的時間。解決這個問題,首先要將物流視為一個系統,而非單一站點。
好消息是,大多數物流問題都有明確的原因和可重複的修復方法。團隊通常透過標準化步驟、衡量正確的指標以及升級工具來消除摩擦,從而改善績效。例如,來自 Shipifi 的貨運物流軟體可以幫助將運費比價、標籤、文件和追蹤整合到單一工作流程中,讓團隊更容易發現漏洞並確保一致性。
在「改善」之前先繪製物流工作流程圖
首先,要完整記錄目前實際運作的工作流程。不是預期的流程,而是訂單從發布到承運商取件所遵循的實際路徑。包括角色之間的交接、使用的系統,以及決策點,例如拆分出貨、危險品標記、簽收規則和特殊包裝。
然後標記時間浪費的地方。尋找重複操作:重新揀貨、重新包裝、標籤重印、手動地址修正,以及尋找紙箱所花費的時間。這些不是「旺季問題」,而是流程依賴記憶而非規則的信號。一旦你能指出前三大重複問題,你就能以遠少於全面「效率專案」的努力來解決它們。
清理造成物流錯誤的資料
令人驚訝的是,許多物流浪費始於上游的訂單和產品資料。不正確的重量、缺失的尺寸和不整潔的地址欄位,會導致不準確的運費報價、錯誤的服務等級,以及在碼頭重新貼標。乾淨的資料能預防後續的混亂。
設定一個簡單的標準:每個 SKU 必須有經過驗證的重量和尺寸,每個地址必須遵循格式規則。在結帳和訂單輸入系統中加入防護措施,例如郵遞區號驗證和公寓欄位提示。如果你從事 B2B 物流,請在客戶檔案中儲存收貨時間備註和碼頭要求。這將「部落知識」轉化為可重複的工作流程。
用明確規則標準化包裝決策
包裝是決定成本和損壞率的關鍵環節。過多的填充物會增加成本並降低處理速度。保護不足則會造成退貨、重新出貨和負面評價。目標不是「包裝更快」,而是「第一次就包裝正確」。
制定減少主觀判斷的包裝規則。定義紙箱組合、何時使用聚乙烯郵袋、何時使用雙層包裝,以及什麼情況需要邊角保護。按產品類型和重量區間建立快速參考。如果可以的話,使用基於尺寸的紙箱化邏輯,讓員工不必猜測紙箱尺寸。一致的包裝也讓承運商理賠變得更容易,因為文件和方法保持統一。
優化承運商組合和服務等級
大多數團隊支付過高費用,是因為他們預設使用單一承運商和服務等級。更聰明的做法是根據區域、重量、交付承諾和損壞歷史來使用承運商組合。這並不意味著追求最便宜的標籤,而是將服務與客戶承諾和出貨特性相匹配。
檢視過去 60 到 90 天的出貨記錄,並按區域和重量進行分類。找出哪些地方是出於習慣而非必要使用加急物流。比較準時績效,而不僅僅是基本費率。此外,還要查看住宅配送、超大包裹、地址修正和燃油附加費等額外費用。許多「費率上漲」實際上是偽裝的包裝和資料問題。
透過自動化和簡單控制減少手動作業
自動化應該消除重複步驟,而非創造一個沒人信任的脆弱系統。從大量任務開始:批次標籤列印、基於規則的承運商選擇、裝箱單、商業發票和報關表格。每個自動化步驟都應該為例外情況設定明確的備用方案。
增加能及早預防錯誤的控制措施。例如在揀貨和包裝時掃描驗證、針對特定產品的強制服務選擇規則,以及當訂單金額超過閾值時的簽收確認提示。這些控制措施一開始會感覺嚴格,但很快就會成為你的團隊不再疲於應付的原因。
建立例外處理手冊並追蹤正確的指標
即使是完善的流程也會面臨例外情況:掃描遺失、延遲、損壞和錯誤配送。優秀物流團隊與壓力重重的團隊之間的區別,在於擁有一個簡單的處理手冊。定義誰負責每種例外類型、要收集什麼證據、如何與客戶溝通,以及何時重新出貨或退款。
最後,衡量能推動實際改善的結果。追蹤每筆出貨成本、揀貨到出貨時間、按承運商和區域劃分的準時配送率、損壞率、標籤重印率,以及每 100 筆訂單的客服單數量。每週檢視這些指標,然後每次將一項改善與一個指標連結起來。當變化是小規模、持續且可衡量的時候,物流就會變得更好。
