Cách Làm Chủ và Tối Ưu Hóa Quy Trình Vận Chuyển Của Bạn

Vận chuyển trông đơn giản trên bảng trắng. Lấy hàng, đóng gói, dán nhãn, gửi đi. Trong hoạt động thực tế, đó là một chuỗi các bước chuyển giao nhỏ có thể giữ chặt chẽ hoặc dần dần lỏng lẻo. Sự lỏng lẻo thể hiện qua việc bỏ lỡ thời hạn, kích thước thùng carton sai, in lại nhãn, đơn hàng bị hư hỏng và các yêu cầu "Gói hàng của tôi đâu rồi?" chiếm hết tuần của bạn. Việc sửa chữa bắt đầu bằng cách coi vận chuyển như một hệ thống, không phải một trạm.

Tin tốt là hầu hết các vấn đề vận chuyển đều có nguyên nhân rõ ràng và cách khắc phục có thể lặp lại. Các nhóm thường cải thiện hiệu suất bằng cách tiêu chuẩn hóa các bước, đo lường các tín hiệu đúng và nâng cấp công cụ để loại bỏ ma sát. Ví dụ, phần mềm vận chuyển hàng hóa từ Shipifi có thể giúp hợp nhất việc so sánh giá cước, nhãn, tài liệu và theo dõi vào một quy trình làm việc duy nhất, giúp phát hiện rò rỉ dễ dàng hơn và thực thi tính nhất quán giữa các nhóm.

Lập sơ đồ quy trình vận chuyển trước khi bạn "cải thiện" nó

Bắt đầu bằng cách ghi lại quy trình chính xác như cách nó đang chạy hôm nay. Không phải quy trình dự định. Đường đi thực tế mà một đơn hàng theo sau từ khi phát hành đến khi nhà vận chuyển lấy hàng. Bao gồm các bước chuyển giao giữa các vai trò, hệ thống được sử dụng và các điểm quyết định như chia tách lô hàng, cờ hàng nguy hiểm, quy tắc chữ ký và bao bì đặc biệt.

Sau đó đánh dấu nơi mất thời gian. Tìm các thao tác lặp lại: lấy lại hàng, đóng gói lại, in lại nhãn, sửa địa chỉ thủ công và thời gian dành cho việc tìm kiếm hộp. Đây không phải là "vấn đề mùa cao điểm." Chúng cho thấy rằng quy trình dựa vào trí nhớ hơn là quy tắc. Một khi bạn có thể chỉ ra ba vấn đề lặp lại hàng đầu, bạn có thể sửa chúng với nỗ lực ít hơn nhiều so với các "dự án hiệu quả" toàn diện.

Làm sạch dữ liệu gây ra lỗi vận chuyển

Một phần đáng ngạc nhiên của lãng phí vận chuyển bắt đầu từ đầu nguồn trong dữ liệu đơn hàng và sản phẩm. Trọng lượng không chính xác, thiếu kích thước và các trường địa chỉ cẩu thả dẫn đến báo giá cước phí không chính xác, mức dịch vụ sai và dán nhãn lại tại bến. Dữ liệu sạch ngăn ngừa hỗn loạn sau này.

Đặt một tiêu chuẩn đơn giản: mọi SKU phải có trọng lượng và kích thước đã xác minh, và mọi địa chỉ phải tuân theo quy tắc định dạng. Thêm rào chắn trong các hệ thống thanh toán và nhập đơn hàng, chẳng hạn như xác minh mã bưu chính và lời nhắc trường căn hộ. Nếu bạn vận chuyển B2B, lưu ghi chú giờ nhận hàng và yêu cầu bến tại hồ sơ khách hàng. Điều này biến "kiến thức bộ lạc" thành quy trình làm việc có thể lặp lại.

Tiêu chuẩn hóa quyết định đóng gói với các quy tắc rõ ràng

Đóng gói là nơi chi phí và tỷ lệ hư hỏng được giành hoặc mất. Quá nhiều vật liệu đệm làm tăng chi phí và làm chậm lưu lượng. Quá ít bảo vệ tạo ra hàng trả lại, gửi lại và đánh giá xấu. Mục tiêu không phải là "đóng gói nhanh hơn." Mục tiêu là "đóng gói đúng ngay từ lần đầu."

Tạo các quy tắc đóng gói làm giảm các quyết định chủ quan. Xác định bộ thùng carton, khi nào sử dụng túi poly, khi nào đóng hộp kép và tiêu chí nào để bảo vệ góc. Xây dựng tài liệu tham khảo nhanh theo loại sản phẩm và dải trọng lượng. Nếu có thể, sử dụng logic chọn thùng dựa trên kích thước để nhân viên không phải đoán kích thước hộp. Đóng gói nhất quán cũng giúp khiếu nại với nhà vận chuyển dễ dàng hơn vì tài liệu và phương pháp luôn thống nhất.

Tối ưu hóa kết hợp nhà vận chuyển và mức dịch vụ

Hầu hết các nhóm trả quá nhiều vì họ mặc định cho một nhà vận chuyển và mức dịch vụ duy nhất. Cách tiếp cận thông minh hơn là sử dụng kết hợp nhà vận chuyển dựa trên khu vực, trọng lượng, cam kết giao hàng và lịch sử hư hỏng. Điều đó không có nghĩa là theo đuổi nhãn rẻ nhất. Nó có nghĩa là khớp dịch vụ với cam kết khách hàng và hồ sơ lô hàng.

Xem xét các lô hàng của bạn trong 60 đến 90 ngày qua và sắp xếp chúng theo khu vực và trọng lượng. Xác định nơi vận chuyển nhanh đang được sử dụng theo thói quen, không phải sự cần thiết. So sánh hiệu suất đúng hạn, không chỉ giá cơ bản. Ngoài ra, hãy xem các khoản phí phụ cho giao hàng dân cư, gói hàng quá khổ, sửa địa chỉ và phụ phí nhiên liệu. Nhiều "tăng giá cước" thực sự là các vấn đề về bao bì và dữ liệu được ngụy trang.

Giảm công việc thủ công bằng tự động hóa và kiểm soát đơn giản

Tự động hóa nên loại bỏ các bước lặp lại, không tạo ra một hệ thống dễ vỡ mà không ai tin tưởng. Bắt đầu với các tác vụ khối lượng lớn: in nhãn hàng loạt, lựa chọn nhà vận chuyển dựa trên quy tắc, phiếu giao hàng, hóa đơn thương mại và biểu mẫu hải quan. Mỗi bước tự động nên có dự phòng rõ ràng cho các trường hợp ngoại lệ.

Thêm các biện pháp kiểm soát ngăn chặn sai sót sớm. Ví dụ bao gồm quét để xác minh khi lấy và đóng gói hàng, quy tắc lựa chọn dịch vụ bắt buộc cho một số sản phẩm nhất định và lời nhắc xác nhận chữ ký khi giá trị đơn hàng vượt qua ngưỡng. Các biện pháp kiểm soát này lúc đầu cảm thấy nghiêm ngặt, sau đó nhanh chóng trở thành lý do nhóm của bạn ngừng chữa cháy.

Xây dựng sổ tay ngoại lệ và theo dõi các chỉ số đúng

Ngay cả một quy trình mạnh mẽ cũng sẽ đối mặt với các ngoại lệ: mất quét, chậm trễ, hư hỏng và giao hàng không chính xác. Điều phân biệt người vận chuyển tốt với người căng thẳng là có một sổ tay đơn giản. Xác định ai sở hữu từng loại ngoại lệ, bằng chứng nào cần thu thập, cách giao tiếp với khách hàng và khi nào gửi lại so với hoàn tiền.

Cuối cùng, đo lường các kết quả thúc đẩy cải thiện thực sự. Theo dõi chi phí trên mỗi lô hàng, thời gian từ lấy hàng đến gửi hàng, tỷ lệ giao hàng đúng hạn theo nhà vận chuyển và khu vực, tỷ lệ hư hỏng, tỷ lệ in lại nhãn và yêu cầu hỗ trợ trên 100 đơn hàng. Xem xét chúng hàng tuần, sau đó gắn một cải tiến với một chỉ số tại một thời điểm. Vận chuyển trở nên tốt hơn khi các thay đổi nhỏ, nhất quán và có thể đo lường được.